Le principe : pas de publication sans accord
Toute personne dispose d'un droit exclusif sur son image (article 9 du Code civil). Le contrat de travail ne vaut pas autorisation : un salarié peut refuser d'apparaître sur le site, la plaquette ou les réseaux de son employeur, sans avoir à se justifier, et sans que cela puisse lui être reproché.
Une autorisation écrite, précise et distincte
L'accord doit être écrit, spécifique et éclairé : quels supports (site, LinkedIn, presse, print), quelle durée, quel périmètre géographique. Une autorisation « pour tous usages et pour toujours » est fragile juridiquement. Prévoyez un document distinct du contrat de travail, signé au moment de la séance, et conservez-le.
RGPD : la photo est une donnée personnelle
Le portrait d'un salarié identifiable est une donnée personnelle : l'entreprise doit l'inscrire dans son registre de traitements, informer le salarié de la finalité et de la durée de conservation, et permettre l'exercice des droits d'accès et d'effacement. La base légale la plus solide pour une photo de communication est le consentement, révocable à tout moment.
Départ du salarié : que deviennent les photos ?
Au départ d'un collaborateur, retirez son portrait du trombinoscope et des pages équipe dans un délai raisonnable, et cessez toute nouvelle utilisation. Les supports déjà imprimés n'ont pas à être détruits, mais toute réimpression est exclue. Anticipez : une clause de l'autorisation peut prévoir un délai de retrait (30 jours, par exemple).
En pratique pour votre séance corporate
Le jour de la séance : fournissez un formulaire d'autorisation individuel (nous en mettons un modèle à disposition de nos clients), faites-le signer avant le passage devant l'objectif, et notez qui a consenti à quoi. Un salarié qui refuse ? Il ne pose pas, tout simplement, et son absence du trombinoscope ne peut pas lui être opposée.